張侃短文集錦數位資產管理

　記得當時年級小，穿著木履與麵粉袋做成衣褲度過童年歡樂時光中，我和在府城從事教職的外公住在一起。那時候所學校的門口都有著一間傳達室，負責登錄由外界送達學校的公文，承担登錄與遞送工作。校內的公文，發文之前則是在蓋上關防用印同時，由一位年輕的大姐姐（那時候我們都是那麼叫她，也不知道為什麼不叫阿姨）負責發文登錄工作，再送交傳達室，做文件交換工作。文件登錄工作內容為將文件文號、日期主旨、收文者、及發文者資料遂一加記下以便日後稽核之用。收到的文件在經過登錄、呈送、發交處理之後，經就送到檔案室長期妥善的保存起來，發出的公文發稿附件亦會相同的保存在檔案室。

　檔案室中昏暗的燈光，高大的文件架一格一格的矗立著長久以來歸檔的公文、文件稿......每著隔一段時間，大姐姐就會利用陽高照的日子，將沉睡在公文架上的文件箱一件放在水泥地上暴曬半天將潮溼水氣晾乾貪吃的蛀蟲衣魚趕走，確保文件保存完好。

　時光冉冉的過去，少年白頭的早生華髮成為常生華髮。21世紀在世人的歡慶聲中，結束了20世紀紀元隨時地球規律的轉動，帶來第一道曙光中開啟了。在這過時代，電腦的應用已經普及到世界各國角落裏。20世紀最後10年出生的嬰兒們，有些甚至於在尚未學會用筆寫自己名字時生活中就已經開始接觸到電腦。網際網路改變了世界，也改變了人類的文明史與文化傳承方式，電腦被人們普遍的用來作文書處理的工具及知識、信息、交換創造與儲存的設備及媒介。過去需要成千成萬汗牛充棟純張書本文件去承載書寫記錄的書本及文件的進步到只需要一片比一個成人手掌還要大一點的膠質光碟片，就可以全部儲存起來，這些儲存在光碟片磁性媒體。或者記憶體中的資料都是以0和1的符號依照特定的科學規則編碼與解碼。這些我們稱為電磁記錄的資料由於內容有可能是被記載著悠關於人類文明發展的記錄，或者是可拯救生命的醫學研究報告，公司的財務報表，個人的日記，政府的公文書……需要長期或短期保存的資訊。
因為這些資料的珍貴與無價，因此電腦專家們將之稱之為數位資產。

　近幾年來個人電腦拜半導體技術之進步正快速的演進，今日的桌上型電腦功能已經等於一台，過去的迷你電腦的等級，因此辦公室內自動化的革命正悄悄地朝向第二階段進行中，更自動化，人性化的數位資產管理設備正要上市了。

　不久的將來一個以電子郵件與電子文件為主軸的自動儲存管理，與備份的系統即將有人開始發明也遂漸會進入辦公室內，這將是新一步辦公室的革命開始，若是成功了，人類將進入了一個大量減少辦公室用紙張來儲存資訊的時代了。

現在我們來看看這未來的數位資產管理系統包含了那些功能：

數位資產管理系統

1.	可依使用者需求，將使用者電腦內之資源 ( 檔案 ) 依知識管理需求建置知識庫。
	a.	上載至數位資產管理伺服器之知識庫內。
	b.	可依使用者描述之關鍵字建置。
	c.	可依檔案內容之關鍵字建置。
	d.	可將網路上傳輸之 E-mail、訊息、Web、FTP 之資訊及內容依事先設定之條件歸檔於數位資產管理伺服器內。
	e.	可依使用者設定之條件及命令自動執行銷毀及保存期限功能。
	f.	可以提供進階搜尋及匯出之功能。
	g.	可以於文件中 ( 檔案、E-Mail、訊息、Web、FTP ) 訂定執行命令，並自動依命令執行特定功能。

2.	可以自動將 E-Mail 及即時訊息(IM)依照事先設定的條件歸檔。可依寄件者、收件者、主旨、內容、日期、時間、傳遞路徑、附件之關鍵字歸檔。
	例如：可以於E-Mail中訂定執行命令，並自動依命令執行特定功能。　　　通知XXX開會：系統自動於指定日期通知XXX開會。　　　發信予XXX、YYY、ZZZ：系統自動於指定日期發信予XXX、YYY、ZZZ等　　　人。　　　各類開會公告…等之通知：系統自動於指定日期通知開會。

3.	可依使用者需求將使用者電腦內之資源 ( 檔案 ) 依知識管理需求建置知識庫，做法以Web Browser 方式執行。

4.	Web 內容檔案歸檔可以IP Address、網頁名稱、網頁內容、瀏覽網頁者等關鍵字建置。

5.	可將瀏覽之重要網頁歸檔於知識庫內，依使用者指令建置知識庫。